Come migliorare l’organizzazione di un evento

Qualunque sia il tipo di evento che stai organizzando, puoi migliorarlo rendendolo più fruibile, attrattivo e godibile. In una parola, più accessibile. E ora ti racconto come.

Mi sono avvicinata a questa tematica in occasione del secondo WordCamp Torino che si è tenuto ad aprile di quest’anno e nel quale, oltre che occuparmi del budget, ho fatto parte del Team Organizzativo, coordinando gli sforzi del gruppo in tema di accessibilità e inclusione, in linea con i principi alla base di WordPress.

Che sia una manifestazione sportiva o il Salone del Libro non importa, per far funzionare un evento devi evitare che chi partecipa si ritrovi sotto quello che chiamo l’effetto ‘John Travolta’ (da che parte devo iniziare? dove sono i bagni? dov’è l’uscita?)

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Rendere il tuo evento più accessibile ti permette di chiarire i bisogni e i percorsi dei tuoi partecipanti, di metterti nei loro panni per far sì che il fatidico giorno si sentano a loro agio e si possano godere quel che tu hai pensato per loro. Anche se quel giorno si ritrovano costretti in sedia a rotelle o, come la bisnonna, mezzi ciechi e sordi da un orecchio. 😉

Perché parlo di accessibilità.

Ne parlo sulla base della mia piccola esperienza personale e senza alcuna formazione specifica in materia*, ma ne voglio comunque parlare per due motivi:

  1. è  importante includere accessibilità e disabilità nel parlato quotidiano, e nel quotidiano si sa, non siamo tutti “laureati” in materia, ma ne parliamo comunque. Ecco lo spirito con cui scrivo, e ti chiedo di leggere, questo articolo.
  2. è  utile per chiunque voglia o stia organizzando un qualunque tipo di evento, senza nessun buonismo ma con tanto pragmatismo: se vuoi  progettare un evento che funzioni, tener conto dell’accessibilità non può che migliorarlo tout court.

Cosa vuol dire Accessibile?

In lingua italiana vuol dire semplicemente ‘di facile accesso’ e si può riferire a luoghi, persone, concetti, design e tante altre cose.

Nel caso di un evento quindi si dirà accessibile se è di facile accesso il luogo fisico in cui si svolge (in cima ad un santuario di montagna è meno accessibile che in una fiera), la tipologia di contenuti presentati (l’uso di una lingua straniera limita l’accesso a chi la conosce), la loro modalità di fruizione (la proiezione di un video all’aria aperta con il sole che gli batte sopra sarà difficilmente visibile), l’organizzazione visiva e sonora dell’evento (la mancanza di cartelli e indicazioni, così come il rumore di molta gente in piccoli spazi disorienta chiunque), ecc.

Come puoi capire, si può parlare di accessibilità indipendentemente da quanto tu sia normodotato o meno, ma di sicuro diventa ancora più importante nel caso in cui tu sia portatore di un qualunque tipo di disabilità.

Target

Ogni evento ha una serie di partecipanti previsti: possono essere singole persone direttamente invitate o, per quelli pubblici, tutti quelli con determinate caratteristiche (appassionati di quello sport, interessati a quell’argomento, ecc.).

In ogni caso, quindi, ogni evento ha un suo target di riferimento, a volte più generico, a volte più di nicchia.

Chi è disabile?

Normalmente definiamo disabile chiunque abbia una qualche menomazione, temporanea o permanente, fisica o psichica.

In realtà, nella classificazione internazionale, il termine disabilità raggruppa tutte le possibili disfunzioni, limitazioni di attività e restrizioni di partecipazione che impattano negativamente nell’interazione tra un individuo e i fattori contestuali che lo riguardano, ambientali, personali o sociali (fonte: OMS, Rapporto Mondiale sulla Disabilità, pag.303)

In questo senso sono disabili la maggior parte dei nostri nonni e bisnonni, lo sono le persone depresse, che non riescono a relazionarsi con gli altri, e lo siamo un po’ anche noi tutti, anche se in minima parte, non trovi?

Secondo questa definizione, l’Organizzazione Mondiale della Sanità ci dice che i disabili sono il 15% della popolazione mondiale e sono in forte aumento (fonte: OMS, Rapporto Mondiale sulla Disabilità, pag.29)

Questo implica che, quasi sicuramente, qualunque siano le caratteristiche dei partecipanti al tuo evento, c’è almeno una fetta di persone che sono disabili E rientrano nel tuo target.

Sì, perché con un tasso di incidenza così alto, qualunque sia la nicchia a cui il tuo evento si rivolge, contiene anche persone in qualche modo disabili.

Perciò se migliori le tue capacità di rendere attrattivo un evento anche ai disabili di qualunque genere, stai rendendo il  tuo evento migliore.

Metodologia

Per verificare che un evento sia ben progettato, bisogna sempre mettersi nei panni del futuro partecipante, affinché abbia tutto ciò che gli serva.

Se ti metti nei panni di un visitatore disabile, e se poi ‘simuli’ diversi tipi di disabilità, potrai verificare la qualità della progettazione dell’evento sotto diversi punti di vista, molti dei quali non così scontati.

Come?

Rendendo l’evento fruibile prima ancora che si realizzi.

Una cara amica non vedente una volta mi ha detto:

“io (disabile di qualunque genere) non posso permettermi di non organizzare a priori la mia partecipazione nei minimi dettagli. Se non riesco a farlo prima dell’evento, devo rinunciare a partecipare”

Cosa vuol dire?

Vuol dire che se ho una forma di disabilità abbastanza grave, prima di decidere se partecipare ad un evento devo avere tutti gli strumenti e le informazioni necessarie prima, per potermi organizzare serenamente.

Quando avete mandato l’invito del vostro matrimonio non vi hanno chiamato almeno un paio di mamme per sapere come fare con i loro bimbi piccoli e un amico con la gamba rotta per capire se poteva partecipare?

Ogni volta che cerchiamo o chiediamo informazioni più specifiche su un evento è come se fossimo un po’ disabili anche noi: abbiamo timore che una qualche nostra restrizione ci renda difficoltoso, se non impossibile, partecipare in modo sereno e piacevole.

Nella pratica, anche se ci provi, è molto difficile riuscire a mettersi nei panni di un altro, figuriamoci poi se disabile grave. Ecco cosa mi sento di consigliarti io dopo l’esperienza di WordCamp Torino.

Coinvolgere chi conosce il target (i disabili)

Innanzitutto ho trovato molto utile coinvolgere le persone disabili che conoscevo, le associazioni e i gruppi dedicati che mi hanno indicato e, in generale, tutti quelli che potevano darmi una mano sul tema.

Per la maggior parte le persone che si occupano o hanno a che fare con la disabilità sono persone sensibili e molto disponibili. Se chiedi loro un aiuto, daranno anche a te volentieri tanti utili consigli a cui tu non hai mai pensato.

In più, se l’evento che organizzi è interessante per tutta o parte dell’associazione che hai interpellato diffonderanno la tua iniziativa al loro interno e nei loro, di solito dedicati, canali di comunicazione.

Un’altra parte importante di coinvolgimento è nei confronti dei partecipanti e dello staff che ti aiuterà nella gestione dell’evento: sensibilizza le persone sull’argomento, fagli capire quanto è importante mettersi nei panni degli altri e vedrai che verrà risolto ogni problema, perché sono le singole persone che fanno la differenza, la loro attenzione e sensibilità sono quello che aiuterà tutti a farsi sentire a proprio agio e a godersi quello che tu hai pensato per loro.

Sperimentare

Usa tutti gli strumenti che sono a disposizione al giorno d’oggi per ridurre al minimo i disagi che ognuno di noi prova quando si trova ad un evento con altre persone che non conosce. Parlo di segnalatori, mappe, personale di assistenza dedicato, trascrizioni live e in LIS, cart elettrici per spostarsi su lunghe distanze, distributori di acqua, ecc.

Prevedi delle stanze, degli spazi o anche solo qualche angolino intimo per riposarsi dalla calca, allattare un bimbo piccolo, dar da bere al cane guida, fermarsi un attimo per poi tornare a godersi la giornata al meglio.

Un esempio pratico: il Salone del Libro

Ecco un utile esercizio per allenare le tue capacità: studiare grandi eventi pubblici e valutarne l’effettiva accessibilità.

In questo caso ho scelto il Salone Internazione del Libro di Torino, perché è il primo grande evento che si tiene in questi giorni e perché sono sicura che, come per me, i libri sono una passione per tanti disabili in Italia e nel mondo.

L’esercizio l’ho fatto sul sito del salone visto che, ad oggi, l’evento vero e proprio non è ancora iniziato e poi anche la fruibilità del sito dedicato è ormai parte integrante dell’accessibilità di un evento: se non trovo le informazioni che mi servono per programmare il mio facile accesso all’evento stiamo già partendo male, non trovi?

Anche il sito stesso è parte dell’accessibilità complessiva di un evento: rendere il sito navigabile a chi riesce a usare solo la tastiera, o a chi non vede bene o a chi non è avvezzo a navigare su internet è altrettanto importante che l’evento stesso. Ma su questo argomento per ora mi fermo qui, perché è un tema dedicato più che altro a chi disegna e sviluppa il sito, e non a chi progetta l’evento vero e proprio.

Vediamo dunque nel dettaglio che sulla pagina dedicata a date, orari e sede si legge che “al Salone non ci sono barriere architettoniche” e “sono benvenuti i cani al guinzaglio”.

Ok, con queste due semplici frasi, anche se in fondo alla pagina, anche senza ulteriori dettagli, mi hai comunque dato l’idea che anche solo per un attimo mi hai pensato e che quindi io, disabile di qualunque genere, dovrei trovarmi abbastanza a mio agio.

Anche se non basta, visto che non ho trovato altri riferimenti dove approfondire l’argomento.

Differente invece per le famiglie, alle quali è stata dedicata una bellissima sezione con tutte le indicazioni utili e i servizi offerti, complimenti agli organizzatori!

Buona la sezione dedicata alle scuole, ma ho trovato solo una piccola dicitura dedicata agli studenti disabili, quando specifica che studenti disabili (e loro accompagnatori) hanno l’ingresso omaggio. Questo rende meno agevole per gli insegnanti programmare la  partecipazione al Salone di studenti disabili non accompagnati insieme con i loro compagni di classe.

Un’ultima nota di chiusura, per non caricarsi di troppe ansie: rendere un evento più accessibile lo migliora sotto diversi punti di vista. Trovare come farlo nella pratica è molto difficile perché ci sono decine (migliaia, nel caso del Salone) aspetti a cui dover pensare e non sempre si riescono a trovare le soluzioni per tutto, ne sono consapevole.

Ma provarci comunque è utile e doveroso, sia per chi organizza sia per chi partecipa.

* se ritieni che ci sia qualcosa da rettificare o da aggiungere, ti prego di segnalarlo nei commenti, renderai me e gli altri lettori più preparati e consapevoli sul tema. Grazie!

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