Cosa vuol dire digitalizzazione?

vecchio archivio non digitaleSe ne parla ovunque, molti se ne riempiono la bocca per darsi un tono, perché devi conoscerla, perché tutte le aziende in crescita hanno investito nella digitalizzazione.
Ma allora, una volta per tutte, chiariamo cos’è, cosa ti può dare e quanto può costare.

Come al solito, voglio essere Chiara (che come sai lo sono di nome, e di fatto), perciò parto dalla definizione scegliendo quella che dà Treccani nell’enciclopedia per ragazzi:

digitalizzare vuol dire tradurre le informazioni nel linguaggio dei computer

Digitalizzare un suono, un’immagine o un testo significa trasformarli in una sequenza di numeri che può essere archiviata o modificata con un computer, conservata più a lungo, o trasmessa a distanza in modo più efficiente.

La parola “digitale” non ha nulla a che fare con il dito, ma viene dall’inglese digit che significa “cifra”. I numeri sono spesso espressi in codice binario, ossia come una sequenza di 1 e 0, che è il linguaggio utilizzato dai computer.

Cosa vuol dire in pratica?

Vuol dire che qualunque tipo di informazione può essere salvato in un unico luogo fisico, che è la memoria del tuo PC.
Ecco perché la digitalizzazione è uno strumento potentissimo, perché ti permette di concentrare quantità enormi di informazioni in piccoli spazi fisici e, soprattutto, di usarle in molti più modi di quanti siano possibili se lasci tutto come è sempre stato.

E alla digitalizzazione in senso stretto si è aggiunto il web, Internet, cioè la possibilità di connettere e far parlare tra loro computer fisicamente molto distanti, moltiplicando i possibili utilizzi delle tue informazioni digitali.

Facciamo qualche esempio concreto per capire meglio:

  1. Se la lista della spesa la scrivi sul telefonino, invece che sulla lavagnetta in cucina, ce l’avrai sempre con te, anche quel giorno che non pensavi di aver tempo di passare al supermercato, o anche in quel momento in cui stai facendo tutt’altro ma ti viene in mente che hai finito la passata di pomodoro. Potrai condividerla con tuo marito, o tua figlia, e mandare loro a fare la spesa, potrai girarla ad un’amica per darle l’elenco degli ingredienti del tuo ragù strepitoso, ecc.
    Grazie alle tecnologie odierne, le possibilità sono teoricamente infinite quindi, non limitarti a scrivere la lista della spesa su un foglietto di carta ma salvala su un supporto digitale, informatico.
  2. Un altro esempio, parlando di lavoro: se salvi i tuoi documenti in formato digitale li puoi rendere disponibili in tempo zero a chiunque (il tuo commercialista, un tuo fornitore, un tuo potenziale cliente): una volta che hai un documento digitale lo puoi trasmettere per e-mail, pubblicare sul tuo sito, condividere con i tuoi dipendenti mentre sono fuori sede, riducendo così i tempi di reperimento («ma dov’è che avevo messo la scheda tecnica di quel prodotto?») di invio e di diffusione.
    Anche i costi di archiviazione si riducono perché, a seconda del tipo di documento ti basterà il tuo pc personale, un server aziendale (che non è altro che un PC dedicato a specifiche funzioni), un sistema di archiviazione esternalizzato, ecc.
    Quello che ti serve dipende dalla quantità e tipologia di documenti ma in ogni caso quello che può essere memorizzato su un singolo PC è sempre di migliaia di volte maggiore di quello che puoi conservare in un archivio fisico (uno di quei mobili di metallo di una volta indistruttibili e per buona parte arrugginiti) che devi tenere in un locale che a sua volta dev’essere pulito, riscaldato, illuminato, e in generale il più facilmente accessibile a chiunque debba utilizzare quei documenti.
    Quanto è più facile ed economico usare Google Drive, cioè una cartella condivisa on line?  
    La risposta è che è tanto facile, o difficile, quanto tu sei in grado di imparare come funzionano le nuove tecnologie e come le puoi sfruttare per migliorare l’efficienza del tuo lavoro.

Cosa vuol dire per la mia azienda?

Digitalizzazione significa, di fatto, una nuova enorme opportunità: di ripensare a quello che fai, a come lo fai, capire cosa informatizzare, e approfittarne per migliorare l’efficienza della tua azienda, cambiando in meglio il tuo modo di lavorare.

Ovviamente cambiare solo la parte che ha senso cambiare: se per progettare un nuovo prodotto hai bisogno di carta e penna, perché senza non si innesca il tuo processo creativo, continua ad usare carta e penna, per carità! Ma se finita la parte creativa, annoterai tutti i dettagli del nuovo prodotto in formato digitale li potrai archiviare in modo più efficiente, li potrai usare nella scheda tecnica del tuo e-commerce, li potrai mandare al potenziale cliente che chiede qualche informazione in più, risparmiando un sacco di tempo e di energia.

Cosa richiede?

Richiede una certa predisposizione mentale, e una buona dose di curiosità intellettuale, quella che ti permette di cambiare modo di lavorare, quella che ti fa esplorare cose che ancora non conosci, quella che ti fa “rischiare” di provare qualcosa di diverso dal solito, per vedere se funziona meglio.
Il bello è che, ormai, le potenzialità del digitale sono talmente ampie che, se ti impegni, potrai rendere tanti dei tuoi processi di lavoro più snelli ed efficaci.
Sì perché, ormai, la parola digitalizzazione ha assunto un significato ben più ampio di quello strettamente legato al termine, indicando di fatto tutto ciò che, utilizzando le nuove possibilità informatiche e tecnologiche, ti permette di innovare la tua azienda, e di farla crescere.
Usare i social network per fare marketing, Google My Business al posto di Pagine Gialle, un e-commerce al posto di un negozio fisico, sono tutti modi in cui, utilizzando tutto ciò che fa parte del nuovo mondo digitale, puoi innovare il tuo modo di fare impresa e cambiarlo per il meglio.

Qual è il rischio?

Da grandi poteri derivano grandi responsabilità e il rischio è proprio quello di farlo in modo inconsapevole, perché lo fanno tutti, perché il tuo concorrente si è messo a far così, o per chissà quale altro motivo esterno, non ragionato sulla tua personale situazione.
In questi casi il rischio di perdere tempo, e soldi, è assicurato e, peggio ancora, deciderai che il digitale non fa per te, che non funziona, che è troppo complicato, ecc.
Perciò il tuo primo dovere è informarti, leggere, seguire dei corsi, usare il web e sperimentare: prova a fare un acquisto on line, prova a usare quella nuova app che ti attrae, prova ad usare un software per tenere i tuoi conti, e via di seguito.
Questo ti permetterà di farti una prima idea, di cosa potrebbe servirti, di come potresti migliorare la tua attività e poi, con un po’ più di esperienza sull’argomento, ripensare la tua azienda.
Se tutto questo ti spaventa, o non hai il tempo per farlo o ti sembra un compito troppo grande per te, allora fatti aiutare da un consulente esterno: abbiamo un costo, è vero, e nemmeno così basso, ma è il costo di farsi spiegare le cose bene e in breve, di non doversi tenere costantemente aggiornati sulle ennemila novità che escono ogni giorno, è il costo di conoscere tanti strumenti diversi per poter consigliare quello più adatto al singolo caso.

Come per tutto fai la tua scelta: investi il tuo tempo o investi il tuo denaro, purché tu investa nel capire come la digitalizzazione può aiutarti a crescere, perché è un fenomeno troppo ampio e troppo potente per ignorarlo ancora per molto.

Quanto mi costa?

Ora che hai qualche informazione in più, ti è perfettamente chiaro che il costo può variare tantissimo.
Se hai già un minimo di strumentazione (un PC non troppo vecchio, uno scanner, una connessione internet wi-fi o cose così), potrebbe essere un processo gratutito, in termini di soldi, ma tieni conto che ti costerà comunque tempo, quello necessario ad imparare e testare (e ti tornerà indietro in miglioramenti e soddisfazione).

Molti strumenti sono gratuiti: non c’è trucco e non c’è inganno, e lo sono per sempre.
Cioè il trucco c’è, ma è innocuo per te (se ti interessa questo tema dimmelo così te ne parlerò meglio a breve) e quindi puoi usarli in tutta serenità e sicurezza.

Ad esempio potrebbero bastarti, a seconda del tipo di lavoro e della tua predisposizione personale, un paio d’ore di letture sul web per capire come funziona una cartella di Dropbox e come puoi sfruttarla al meglio.

Se invece ritieni che la digitalizzazione possa essere l’occasione per cambiare modalità di vendita, o di produzione, o di fare marketing, allora ti serve l’aiuto di uno o più specialisti per due motivi:

  • imparare tutto da solo ti richiederebbe troppo tempo ed energia, con il rischio di fermare il tuo lavoro quotidiano o di metterci talmente tanto che, quando ti sentirai pronto, le tue informazioni saranno già in disuso;
  • perché è un settore che cambia molto velocemente e solo chi è specializzato sa realizzare soluzioni all’avanguardia in termini di rendimento, sicurezza ed efficacia.

Più in generale, diffida di chi non si continua a formare costantemente, soprattutto se si occupa di temi legati all’innovazione digitale: molto più che un’esperienza trentennale è fondamentale essere sempre sul pezzo, perché i siti a sfondo nero e caratteri gialli andavano di moda negli anni ‘90, ora chi si aggiorna sa che sono poco leggibili, (e infatti tutte le grandi marche hanno siti minimal su sfondo chiaro). L’esempio è banale ma spero di aver reso il concetto 😉
Il rovescio della medaglia è che tutto questo ha un costo non indifferente, perché non è indifferente il risultato che puoi ottenere, in termini di ritorno sull’investimento, di crescita aziendale e di soddisfazione personale.

E concludo con una buona notizia: il Ministero dello sviluppo economico ha messo a disposizione per le piccole, micro e medie imprese italiane un voucher per farsi rimborsare fino al 50% delle spese sostenute per digitalizzare la propria azienda, da richiedere PRIMA di effettuare tali spese e fino ad un massimo di 10.000 euro.
Qui trovi il link al sito governativo per i dettagli, ma ti anticipo che la possibilità di usufruire di questi voucher sarà solo dal 30 gennaio al 9 febbraio 2018 quindi affrettati a capire se rientri nei criteri per fare domanda ed approfittare di questa opportunità.

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