Nel guidare le nostre imprese saltiamo da un compito all’altro come cavallette impazzite.
Ma quando arriviamo a non farcela più, quando dobbiamo per forza delegare, come facciamo a decidere cosa, come e a chi?

Sappiamo che per portare avanti e far crescere la nostra azienda dobbiamo darci molto da fare.
Ma a volte la buona volontà non basta.
Quando vogliamo fare un balzo in avanti e crescere, il carico di lavoro aumenta e non riusciamo proprio a tenergli testa: i cento cappelli da indossare diventano troppo pesanti per farcela da soli.

In questi casi è bene fermarsi a riflettere, per capire e scegliere al meglio cosa delegare, come e a chi. E visto che questa decisione sarà strategica per il successo della tua attività qui ti voglio aiutare a prenderla nel modo migliore con una serie di punti fondamentali.

Per i dettagli scrivimi e ti manderò tonnellate di materiale utile sul tema della delega nel lavoro!

Cosa non puoi delegare

La prima cosa da sapere è che non puoi mai delegare le funzioni tipiche dell’azienda, cioè quelle attività senza le quali la tua azienda non potrebbe esistere.

Se vuoi tagliare la testa al toro lasciando ad altri il potere decisionale, hai un serio problema di continuità. L’unico consiglio che ti posso dare in questo caso è di cercare un concorrente o un outsider a cui vendere la tua azienda, invece che aspettare di doverla prima o poi chiudere.

É rude, ma così stanno le cose e ti faccio due esempi che valgono qualunque siano il tuo settore e tipo di impresa.

Senza imprenditore non c’è impresa.

L’imprenditore è quello che per primo scommette sul futuro dell’attività che ha avviato (o ereditato) ed è quello senza il quale non c’è direzione né obiettivo.

Capisci perché questa funzione non la puoi delegare a nessuno?

Se non ti senti in grado fai un corso di formazione, fai un percorso di apprendimento personalizzato o iscriviti all’università.
Non importa come, ma devi trovare un modo per diventare l’imprenditore di te stesso, perché se non impari a pensarti come la persona al vertice e decisore ultimo della tua azienda, significa che stai lasciando il timone in mano ad altri, agli influssi del sistema che ti circonda (trend di mercato, scelte dei tuoi clienti e dei tuoi concorrenti, condizioni socio-economiche del territorio in cui lavori, cambiamenti socio-culturali, ecc.) o al caso.
Perciò, fino a che le condizioni esterne permetteranno alla tua azienda di sopravvivere benissimo, ma se nel giro di 5 anni il tuo lavoro non esisterà più tu chiudi. E basta, senza ‘se’ e senza ‘ma’. Quindi impara a prendere in mano le redini della tua attività, impara ad indossare il cappello dell’imprenditore almeno un pochino tutti i giorni.

Questo è un cappello su misura: solo tu puoi indossarlo (e solo a te sta a pennello).

Sai cosa stai vendendo?

L’altra funzione minima e tipica di qualunque azienda è la produzione, cioè chi realizza il prodotto o servizio che offri.

Non cambia che sia artigiano, libero professionista, commerciante o altro ancora, non è possibile delegare l’attività di chi, nella pratica, crea il valore che la tua azienda vende.

Puoi assumere dipendenti e/o collaboratori che facciano la maggior parte del lavoro, ma in ogni caso devi sapere molto bene di cosa si tratta e come si fa, altrimenti non potrai andar lontano.
Magari conosci persone che hanno avviato un’attività senza conoscerla nel dettaglio, ma in questi casi c’è una debolezza di fondo: se chi hanno assunto per fare il lavoro decidesse di smettere, che farebbero? Non sempre le persone sono così facilmente sostituibili come ci piace pensare.

A seconda del tipo di azienda ci sono altre funzioni tipiche e per tutte queste vale sempre la stessa regola: devi saperle fare tu, tu che sei il “padrone” della tua attività e che ne decidi il futuro, tu che hai una visione e una missione.

La buona notizia.

Al di fuori delle funzioni tipiche, tutte le altre attività sono delegabili, sia che si tratti di funzioni integrative, cioè quelle che non sono parte diretta dell’attività produttiva ma sono comunque strategiche per l’attività dell’azienda, o di supporto, cioè quelle accessorie, non fondamentali ma importanti per migliorare le performance.

Come delegare cosa?

Cosa delegare, in base al tempo e alle capacità richieste da ciascuna funzione, è una decisione strategica da prendere con molta delicatezza, perciò ti raccomando di indossare il cappello dell’imprenditore per decidere quali sono le funzioni da delegare.

L’importante è non ti faccia guidare dalla noia, dalla tua poca propensione a quella attività o dalla mancanza degli strumenti adeguati, perché rischi di prendere la decisione sbagliata per il successo della tua azienda.

Per tutte le funzioni che pensi di delegare, il lavoro più importante da fare è codificarle per iscritto: se non metti giù nero su bianco quello che fai, che tipo di decisioni prendi, in base a quali parametri le prendi, quali strumenti usi e in che modo, non potrai mai spiegare bene queste cose a un’altra persona.
Se la persona a cui deleghi non capisce, lavorerà male e la colpa sarà tua, ché non sei riuscito a delineare un processo chiaro, a scrivere tutto ciò che fino ad ora avevi sempre e solo tenuto nella tua testa.

Che poi questa parte è talmente utile alla tua attività che dovresti farla anche per ciò che non deleghi.

Mappa i processi

Mappare su carta i piccoli e grandi processi quotidiani tramite i quali la tua azienda genera valore, ti darà un vantaggio enorme in termini di chiarezza della tua strategia e di comprensione dei migliori piani di azione future.

Io ho scelto di disegnare i processi della mia attività: mi trovo meglio con immagini e schemi piuttosto  che con pagine di solo testo, ma dipende da persona a persona.
Ho aiutato molti clienti in questo lavoro usando strumenti diversi. L’importante è farlo, perché è il primo passo per la crescita.

Ti accorgerai di quante sono le cose che fai in un certo modo per comodità o consuetudine, e che invece varrebbe la pena migliorare. E con questa consapevolezza capirai meglio quali sono le attività che devi continuare a fare tu e quali quelle che ti conviene delegare.

A chi delegare?

Anche qui ci sono due grandi possibilità.

La prima strada è quella di un collaboratore a cui inizi a delegare piccole funzioni non strategiche, ma che vuoi far crescere perché diventi il tuo futuro dipendente, o socio, o partner più o meno stabile.
Scegli questa strada se speri di affidare in futuro a questa persona sempre più compiti, per integrarla sempre più all’interno della tua azienda.

Se invece sei un lavoratore autonomo, adori la tua solitudine e vuoi continuare così, allora ti consiglio di delegare i tuoi servizi a fornitori esterni, consulenti o aziende che non hai nessuna intenzione di integrare nella tua attività.
Affidarti a persone del tutto esterne che non hanno alcun interesse ad essere assunti da te (o diventare tuoi soci) ti permette di delegare a persone altamente specializzate su quell’attività, in grado di svolgerla molto meglio di quanto potresti fare tu da solo.

A seconda del futuro che stai disegnando per la crescita della tua attività, scegli prima il tipo di persona e solo dopo parti con la fase vera e propria di ricerca e selezione.

Come tutto ciò che riguarda il mondo imprenditoriale, anche questa parte è in continuo divenire. Così come nel tempo cambia ed evolve la tua azienda allo stesso modo dovrai sempre verificare, cambiare e modificare le deleghe che metti in piedi.

È un lavoraccio sì, tutto ciò che è strategia è sempre molto pesante da fare.

Ma è anche quello che ci permette di far balzare avanti le nostre attività, sono le ali senza la quali non potremo volare.